党群、行政类档案工作规范、归档范围和保管期限表
一、党、政档案工作的基本原则
1、 凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料和实物均属党、政档案。学校党务行政各部、处、社、馆、中心、工会、团委、分党委、总支、直属部门、附属单位均为党政档案归档文件整理单位。
2、党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确、安全，便于开发和利用。
3、党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各级党政部门的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
4、学校各党政部门（处级以上）要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的档案人员承办, 协同学校综合档案馆(室)认真做好党、政档案的积累、整理组卷和移交工作。
二、党政档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围
各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。
（一）归档原则：归档的党、政类文件材料必须对本校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系和成套性，符合党政管理工作的特点。
（二）归档的主要内容包括党务、行政、工会、团委四个系统的内容，具体范围见《党群、行政类档案归档范围和保管期限表》各机构的对应表。
（三）归档的重点是本校在党政管理活动中形成的不同载体、不同形式的文件材料，特别是全局性、综合性的文件材料，其次是上级和其他单位发来的文件材料。上级来文中以针对本校的指令性、指导性文件和需要本校承办的文件材料为主。
（四）不归档文件材料的范围
1、上级机关普发的供参阅、不办的文件；
2、上级机关发来供工作参考的抄件；
3、未定稿的文件及图纸等（包括上级机关的征求意见稿）；
4、无查考价值的事务性、临时性文件；
5、重份文件及图纸等；
6、未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
7、从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；
8、无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；
9、学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
10、为参考目的从各方面收集的文件材料；
11、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
12、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；
13、未生效的合同、协议、单据。
14、未按管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；
其它有关条目见《文件材料归档流程》第三条。
以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。
三、党、政文件材料的部门立卷和归档流程
1、立卷分工见《文件材料归档流程》第一条。
2、形成积累
2.1党政档案由党政文件材料形成部门归档整理。
2.2各文件材料形成部门档案员根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照《党政类档案归档范围和保管期限表》各机构对应表编制案卷类目。
2.3文件材料形成部门负责立卷归档的专职文书或档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归档。
2.4党政档案文件材料的归档数量：正件二份，底稿一份。
2.5归档的党政文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。
书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》。
3、归档移交
3.1档案移交见《文件材料归档流程》第六条。
3.2归档时间：次年三月以前。
3.3需要补充的文件材料整理后应及时向综合档案馆(室)移交, 若需要对综合档案馆(室)归档的文件材料进行修改，必须经所在部门主管领导的批准，否则，不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”, 连同修改的文件材料一并归档。
附件1
高等学校党群类档案归档范围和保管期限表
| DQll 党务综合 | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| 1 | 上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是针对本校的，则永久保存) | 长期 |
| 2 | 本校党代会文件材料 | 永久 |
| (2)提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等 | 长期 | |
| (3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样 | 短期 | |
| 3 | 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 | 永久 |
| 4 | 党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结) | 永久 |
| 5 | 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 | 永久 |
| 6 | 以党委名义召开的工作会议材料 | 永久 |
| 7 | 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 | 永久 |
| 8 | 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 | 永久 |
| 9 | 党委工作简报 | 永久 |
| 10 | 党委大事记 | 永久 |
| 11 | 党群系统启用印章的文件和印模 | 永久 |
| 12 | 党群系统重要统计材料 | 永久 |
| 13 | 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 | 长期 |
| 14 | 党委保密、秘书工作的有关文件 | 长期 |
| 15 | 重要的群众来信来访及处理材料 | 长期 |
| 16 | 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 | 长期 |
| 17 | 分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表 | 长期 |
| 18 | 分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料 | 长期 |
| 19 | 分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料 | 长期 |
| DQ12 纪检 | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| 1 | 上级纪委关于纪检工作的文件 | 长期 |
| 2 | 纪委工作规章制度 | 长期 |
| 3 | 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 | 永久 |
| 4 | 校纪委会议记录 | 长期 |
| 5 | 党员处分、复查资料 | 长期 |
| 6 | 群众来信来访及处理意见 | 短期 |
| | | |
| DQl3 组织 | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| 1 | 上级关于组织工作的指示、决定、通知简报 | 长期 |
| 2 | 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 | 永久 |
| 3 | 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 | 永久 |
| 4 | 落实政策的有关材料 | 长期 |
| 5 | 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的，要附任免呈报表) | 永久 |
| 6 | 副处级以上干部名册 | 永久 |
| 7 | 总支、支部改选报告、审批材料 | 长期 |
| 8 | 各总支、支部委员名册 | 长期 |
| 9 | 党员名册 | 长期 |
| 10 | 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党的文件材料 | 长期 |
| 11 | 发展新党员、预备党员转正的名肋 | 长期 |
| | | |
| DQl4 宣传教育 | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| 1 | 上级关于宣传工作的文件 | 长期 |
| 2 | 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 | 永久 |
| 3 | 教职工政治思想工作动态及调查材料 | 长期 |
| 4 | 理论学习的决定、通知、计划、总结 | 长期 |
| 5 | 反映本校重大活动的剪报及图表 | 永久 |
| 6 | 上级有关学生思想政治工作的文件 | 长期 |
| 7 | 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 | 永久 |
| 8 | 学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 | 永久 |
| 9 | 学生思想政治工作典型调查材料和统计 | 长期 |
| 10 | 关于学生政治工作队伍的选拨、管理文件 | 长期 |
| 11 | 各系学生政治工作人员名单 | 长期 |
| | | |
| DQl5 统战 | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| 1 | 上级关于统战工作的文件 | 长期 |
| 2 | 本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 | 永久 |
| 3 | 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 | 永久 |
| 4 | 本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料 | 永久 |
| 5 | 台、港、澳和侨务工作材料 | 长期 |
| 6 | 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 | 长期 |
| 7 | 统战工作重要会议记录 | 长期 |
| | | |
| DQl6 工会 | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| 1 | 上级有关工会工作的文件 | 长期 |
| 2 | 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 | 永久 |
| 3 | 会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件） | 长期 |
| 4 | 表彰工会先进集体个人的材料、名单 | 长期 |
| 5 | 处分会员的有关材料 | 长期 |
| 6 | 工会委员会会议记录、纪要 | 短期 |
| 7 | 基层工会干部名册 | 长期 |
| 8 | 会员名册 | 长期 |
| 9 | 妇女工作材料 | 长期 |
| 10 | 家属工作材料 | 长期 |
| | | |
| DQl7 团委 | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| 1 | 上级关于团的工作文件 | 长期 |
| 2 | 本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件) | 永久 |
| 3 | 本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件） | 永久 |
| 4 | 团委工作计划、报告、总结及规章制度 | 永久 |
| 5 | 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 | 长期 |
| 6 | 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 | 长期 |
| 7 | 处分团员的材料及复查材料 | 长期 |
| 8 | 批准入团、离团材料及名单 | 长期 |
| 9 | 团干部名单 | 长期 |
| 10 | 团员名册 | 长期 |
| 11 | 团委会议记录 | 长期 |
| 12 | 学生会文件、材料 | 长期 |
| 13 | 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 | 长期 |
| 14 | 各分团委的有关材料 | 长期 |
| 15 | 研究生会的有关材料 | 长期 |
| 16 | 团委牵头进行的重大活动的有关材料 | 长期 |
| 17 | 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 | 长期 |
| | | |
附件2
高等学校行政类档案归档范围和保管期限表
| XZll 行政综合 | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| 1 | 上级有关高校行政管理的综合性文件 | 长期 |
| 2 | 全校性的规章制度 | 永久 |
| 3 | 学校年度、学期工作计划、报告、总结 | 永久 |
| 4 | 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 | 永久 |
| 5 | 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 | 永久 |
| 6 | 全校性的工作会议、座谈会文件 | 长期 |
| 7 | 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 | 长期 |
| 8 | 本校教育事业规划、计划及上级批复 | 永久 |
| 9 | 学校评估材料 | 永久 |
| 10 | 教职工代表大会文件材料 | 长期 |
| 11 | 本校向上级的请示及其批复 | 永久或长期 |
| 12 | 本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷) | 长期 |
| 13 | 有关全校性工作的调查材料和经验总结 | 永久 |
| 14 | 学年报表及综合统计 | 永久 |
| 15 | 启用印章的文件及印模 | 永久 |
| 16 | 本校历史沿革、情况介绍 | 永久 |
| 17 | 本校大事记、简报、信息、动态等 | 永久 |
| 18 | 校史工作材料 | 永久 |
| 19 | 校友工作材料 | 长期 |
| 20 | 校庆工作材料 | 长期 |
| 21 | 群众来信来访文件材料 | 长期 |
| 22 | 普选工作材料 | 短期 |
| 23 | 上级有关与本院、所、中心的来文 | 长期 |
| 24 | 院、系、所、中心会议记录、纪要、简报 | 长期 |
| 25 | 院、系、所、中心工作计划、总结、报告 | 长期 |
| 26 | 院、系、所、中心开展各种学术活动的文件 | 长期 |
| 27 | 院、系、所、中心与国内单位协作的材料 | 长期 |
| 28 | 院、系、所、中心统计年报及重要资料 | 长期 |
| | | |
| XZl2 人事 | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| 1 | 上级机关有关人事工作的文件 | 长期 |
| 2 | 本校人事工作的规章制度 | 长期 |
| 3 | 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 | 永久 |
| 4 | 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 | 永久 |
| 5 | 关于校内机构设置、变化的文件材料 | 永久 |
| 6 | 人事处权限内的干部任免文件及名册 | 永久 |
| 7 | 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 | 长期 |
| 8 | 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 | 长期 |
| 9 | 教职工动态月报 | 长期 |
| 10 | 师资培养、管理工作计划、规定、总结 | 永久 |
| 11 | 教师进修计划、安排、总结 | 长期 |
| 12 | 教师工作量的规定及执行情况 | 长期 |
| 13 | 教师业务考核材料 | 长期 |
| 14 | 人事统计报表 | 永久 |
| 15 | 教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表 | 永久 |
| 16 | 教研室、研究室正副主任名册 | 长期 |
| 17 | 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷，要求附审批表) | 长期 |
| 18 | 教职工工资调整材料、名册 | 长期 |
| 19 | 教职工转正定级材料 | 长期 |
| 20 | 教职工校内调动材料 | 长期 |
| 21 | 教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信) | 长期 |
| 22 | 教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根) | 长期 |
| 23 | 教职工援外和支援边远地区材料 | 短期 |
| 24 | 教职工退职、离职和出国的有关材料 | 长期 |
| 25 | 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 | 长期 |
| 26 | 教职工退休后重新工作的材料 | 长期 |
| 27 | 教职工福利工作 | 长期 |
| 28 | 教职工商调函件 | 长期 |
| 29 | 使用临时工有关材料 | 长期 |
| 30 | 人民来信来访材料 | 长期 |
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| XZl3 监察、审计 | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| 1 | 上级有关监察、审计工作的文件 | 长期 |
| 2 | 本校监察、审计工作方面的规章制度 | 长期 |
| 3 | 监察、审计工作计划、总结、调查报告 | 长期 |
| 4 | 监察、审计工作统计年报及重要报表 | 长期 |
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| XZl4 武装、保卫 | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| 1 | 上级有关公安保卫工作的文件 | 长期 |
| 2 | 本校公安保卫工作方面的规章制度 | 长期 |
| 3 | 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 | 永久 |
| 4 | 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 | 长期 |
| 5 | 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 | 长期 |
| 6 | 要害部门的公安保卫、消防工作 | 长期 |
| 7 | 保卫工作简报 | 长期 |
| 8 | 上级有关武装、人防、民兵军训工作的文件 | 长期 |
| 9 | 本校武装部职责范围内的规章制度 | 长期 |
| 10 | 武装部工作计划、总结、调查报告 | 长期 |
| 11 | 武装部工作统计年报及重要报表 | 长期 |
| 12 | 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡) | 长期 |
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| XZl5 总务 | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| 1 | 上级有关总务工作的文件 | 短期 |
| 2 | 本校总务处及各科规章制度 | 长期 |
| 3 | 本校总务工作计划、报告、调查材料 | 长期 |
| 4 | 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结 | 长期 |
| 5 | 防震、防汛、三废治理工作的文件材料 | 长期 |
| 6 | 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 | 长期 |
| 7 | 师生员工健康状况调查材料及统计表 | 永久 |
| 8 | 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 | 长期 |
| 9 | 车辆工作的有关文件材料 | 短期 |
| 10 | 伙食工作的有关材料 | 短期 |
| 11 | 校园绿化工作的有关材料 | 短期 |
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| XZl6 档案、图书、文博 | ||
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| 1 | 上级有关档案、图书、博物工作的文件 | 长期 |
| 2 | 档案、图书、文博规章制度 | 长期 |
| 3 | 档案、图书、文博工作计划、报告、总结 | 长期 |
| 4 | 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 | 永久 |
| 5 | 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料 | 长期 |
| 6 | 档案馆指南、全宗介绍 | 永久 |
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