一、出版档案工作的基本原则

1、凡是学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料和实物均属出版档案。学校出版社、出有刊物的院、系和单位均为出版档案归档文件整理单位。

2、出版档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确、安全，便于开发和利用。

3、出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是高等学校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入社、部（室）负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

4、学校出版社、编辑部，出有刊物的院、系和单位要有一位负责人分管出版档案工作，并确定适当的档案人员，协同学校综合档案馆(室)认真做好出版档案的积累、立卷和移交工作。

二、出版档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。

（一）归档原则：归档的出版类文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映学校编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系和成套性，符合编辑出版工作的特点。

（二）归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见《出版类档案归档范围和保管期限表》。

（三）归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

（四）出版物版权转移到院外出版社时，档案一般应随同转移，或者将有关材料退还给作者。

（五）不归档文件材料的范围

1、上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件；

2、未生效的合同、协议书；

3、不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

4、重份文件及校内单位发来的文件；

5、无查考价值的事务性、临时性函件；

6、院外单位交换来的材料；

其它有关条目见《文件材料归档流程》第三条。

以上某些文件如认为必要，也可有选择地作资料暂存。

三、出版文件材料的部门立卷和归档流程

1、立卷分工见《文件材料归档流程》第一条。

2、形成积累

2.1出版档案由出版文件材料形成部门立卷。

2.2各归档文件整理单位档案员根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新内容，参照《出版类档案归档范围和保管期限表》，编制案卷类目。

2.3各归档文件整理单位的专职文书（责任编辑）或档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。

2.4书刊出版后一个月内，责任编辑应向期刊社档案员归档，经验收合格后发给凭据，期刊社负责人和财务部门方可按此签发稿费通知单发放稿费。

2.5出版文件材料的归档数量：文书档案正件二份，底稿一份；项目档案一份；重要和经常使用的应酌加副本。

2.6归档的出版文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》。

3、整理组卷

出版档案由出版各归档文件整理单位档案员将形成积累的全部文件材料按要求装订组卷。

3.1出版档案以卷为单位整理组卷。

3.2归档立卷方法、检查案卷质量、整理组卷见《文件材料归档流程》第四、第五、第六条。

3.3照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。

3.4出版档案案卷标题以书籍著（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。

3.5出版物连同原稿、清样、样书均须写入目录内。

3.6重要的涉密文件，要进行归档前的鉴定工作，文件材料形成部门按《科学技术保密条例》提出需要鉴定材料的密级和保管期限的意见，经单位主管领导和综合档案馆(室)协商后确定。

3.7填写卷内文件目录、备考表、案卷封面、装订、整盘等详见《文件材料归档流程》第七条。

4、归档移交

4.1档案移交见《文件材料归档流程》第六条。

4.2归档时间：次年3月底以前。

4.3需要补充的文件材料整理后应及时向综合档案馆(室)移交, 若需要对综合档案馆(室)归档的文件材料进行修改，必须经所在部门主管领导的批准，否则，不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表” (修改申请表的样式见附表11), 连同修改的文件材料一并归档。